Come gestisci il tuo tempo? by Sheena Walker

10 Mag, 2014

Le capacità di gestione del tempo personale sono competenze essenziali per le persone efficaci. Le persone che usano queste tecniche di routine sono i più alti creatori in tutti i ceti sociali, dal business allo sport al servizio pubblico. Se si utilizzano queste competenze, allora chiunque sarà in grado di funzionare eccezionalmente bene, anche sotto forte pressione. Cos’altro, come inizierete a padroneggiare queste competenze, vi accorgerete di prendere in mano il controllo del carico di lavoro, e direte addio allo stress spesso intenso di sovraccarico di lavoro.

Come si fa a spostare l’attenzione

Concentratevi sui risultati, non sull’ essere occupato. Molte persone trascorrono le loro giornate in una frenesia di attività, ma raggiungono molto poco, perché non stanno concentrando i loro sforzi sulle cose che contano di più .

“La legge 80:20”

Questo è ben riassunto nel principio di Pareto, o legge 80:20 che ci dice che in genere l’80% dello sforzo non focalizzato genera solo il 20% dei risultati. Ciò significa che il restante 80% dei risultati si ottiene con solo il 20% dello sforzo. Mentre il rapporto non è sempre 80:20, questo ampio modello di una piccola parte di attività che genera punti di non ritorno, ricorre così frequentemente che è la norma in molte situazioni. Applicando i consigli di gestione del tempo e le competenze in questa sezione, è possibile ottimizzare i vostri sforzi per garantire che si concentri tanto del vostro tempo e vostra energia quanto possibile su compiti di alto profitto. Questo assicura che raggiungerete il maggior beneficio possibile con la limitata quantità di tempo a vostra disposizione.

Strumenti di gestione del tempo

In questa sezione, iniziamo con tecniche semplici e pratiche, in modo che potete partire velocemente nel prendere il controllo del vostro tempo. La procrastinazione e diari di attività consentono di eliminare rapidamente le perdite di tempo più comuni. I piani d’azione e dare precedenza nella “To Do list”(lista delle cose da fare), insegnano semplici tecniche che aiutano a concentrarsi sulle attività più importanti a breve termine. Passiamo poi alla tecnica del potere e cambiare vita della definizione degli obiettivi, e poi guardiamo l’importante, ben nota, e di solito trascurata tecnica di programmazione.

La Programmazione degli Obiettivi

Per iniziare a gestire il tempo in modo efficace, è necessario impostare obiettivi. Quando sapete dove state andando, si può quindi capire che cosa esattamente deve essere fatto e in quale ordine. Senza una corretta programmazione degli obbiettivi, sprecate il vostro tempo, in una confusione di priorità. Le persone tendono a trascurare la pianificazione degli obiettivi, perché richiede tempo e fatica. Quello che non riescono a prendere in considerazione è che un po’ di tempo e lo sforzo fatto consentono di risparmiare un’enorme quantità di tempo, fatica e frustrazione nel futuro. Dare priorità a ciò che deve essere fatto è particolarmente importante. Senza di essa, si può lavorare molto duramente, ma non raggiungerete i risultati desiderati, perché quello per cui state lavorando non è di fondamentale importanza. La maggior parte delle persone ha una lista di “cose da fare” di qualche tipo. Il problema di molte di queste liste è che sono solo una riscossione di cose che devono essere fatte. Non c’è né capo né coda alla lista e, per questo, il lavoro che fanno è altrettanto non organizzato. Così come svolgere i punti della lista? Dall’alto verso il basso, dal basso verso l’alto, dal più facile al più difficile? Per lavorare in modo efficiente è necessario lavorare sui più importanti, sulle mansioni dal valore più alto. In questo modo non ci sarà confusione e farete tutto entro la scadenza. Gestione delle interruzioni Avere un piano e saper dare priorità è una cosa. Il prossimo passo è sapere cosa fare per ridurre al minimo le interruzioni che affrontate durante la giornata. E’ ampiamente riconosciuto che i manager hanno pochissimo tempo senza interruzioni per lavorare alle loro priorità. Ci sono telefonate, richieste di informazioni, domande da parte dei dipendenti, e tutta una serie di eventi che emergono in modo imprevisto. Alcuni hanno bisogno di essere svolti immediatamente, altri devono essere gestiti. Tuttavia, alcuni lavori hanno bisogno che voi siate a disposizione per le persone quando hanno bisogno di aiuto – l’interruzione è una parte naturale e necessaria della vita. Ecco , fate quello che si può sensibilmente per ridurlo al minimo, ma assicuratevi di non spaventare la gente che vi interrompe quando non dovrebbe.

Procrastinazione

“Vado dopo” ha portato alla caduta di molti buon impiegati. Dopo troppi “più tardi” il lavoro si accumula così tanto che qualsiasi compito sembra insormontabile. Procrastinare è tanto allettante quanto mortale, Il modo migliore per batterlo è quello di riconoscere che effettivamente voi rimandate. Allora avete bisogno di capire perché.

Forse avete paura di fallire?

(E alcune persone hanno in realtà paura del successo!)

Una volta che sapete perché rimandate, allora potete liberarvi dall’abitudine. Premiate voi stessi per il lavoro fatto, e ricordatevi regolarmente le orribili conseguenze se non svolgete quelle mansioni noiose !

Programmazione

Gran parte della gestione del tempo si riduce a efficace pianificazione del vostro tempo. Quando sapete quali sono i vostri obiettivi e le priorità, è quindi necessario sapere come fare per creare un programma che vi tiene in pista, e vi protegge dallo stress. Questo significa capire i fattori che influenzano il tempo che avete a disposizione per il lavoro. Dalla creazione di un programma robusto che riflette le vostre priorità e sostiene i vostri obiettivi personali, si dispone di una combinazione vincente: che vi permetterà di controllare il vostro tempo e mantenere la vostra vita in equilibrio.

Punti chiave:
La gestione del tempo è una capacità essenziale che consente di mantenere il vostro lavoro sotto controllo, allo stesso tempo aiuta a mantenere lo stress al minimo.

Sheena Walker
http://www.sheenawalker.com